Las telecomunicaciones son claves para los negocios

Gestión

Desde 1989, Kenzo Jeans ha diseñado y confeccionado prendas de vestir para niños, damas y caballeros, con el objetivo de brindarles comodidad y seguridad a través de productos de alta calidad.


En sus inicios contaba con 6 colaboradores y algunas máquinas, actualmente su industria está compuesta por alrededor de 800 trabajadores y el equipo tecnológico también se renueva constantemente. Tiene 56 puntos de venta en Bogotá y tiendas en Pasto, Ipiales, Montería, Popayán, Yopal, Ibagué, Girardot, Zipaquirá, Cajicá, Funza, Mosquera y Facatativá.

Las necesidades y retos

Se ha convertido en un desafío para la compañía mantener una buena comunicación interna para garantizar los procesos y la calidad del servicio a nivel nacional. Para el ingeniero John Vergel, Jefe de sistemas de Kenzo Jeans, el contacto entre las áreas administrativas y comerciales debe ser constante para controlar el buen funcionamiento de las operaciones en la empresa.

Teniendo en cuenta las exigencias del mercado nacional y la innovación tecnológica, se identificó la necesidad de migrar de la telefonía análoga tradicional hacía la telefonía en la nube y es por esto, que se delegó a la compañía Net2Phone, uno de los líderes globales en la oferta de soluciones IP, la responsabilidad de acompañar este cambio con el fin de afrontar una serie de retos, que incluye:

1.    Dar cobertura telefónica a la totalidad de las áreas administrativas y comerciales en cada punto de venta en el país para facilitar el contacto directo entre una sede y otra.
2.    Implementar una solución de telecomunicaciones con características avanzadas, que le permitiera a la entidad contar con un entorno controlado.
3.    Reducir tiempos de espera, ya que todos debían pasar por la operadora en Bogotá para trasladar la llamada a otras sedes, lo que implicaba perdida de posibles clientes, reprocesos en la operación interna, perdida de datos de soporte e información.
4.    Acceder a un nuevo sistema de telefonía que habilitará extensiones para cada colaborador en su oficina, pues se creaban cargos y no había una línea fija para esa persona, así que debían compartir.

La solución

Dentro de la solución Central virtual telefónica se combinan funciones de administración y operatividad como:

●    Mensajes de voz por e-mail, es una herramienta que re direcciona el mensaje de voz se al correo cuando la persona no alcanza a contestar la llamada.
●    El uso de la aplicación SoftPhone que da acceso a la extensión desde el celular.
●    Llamadas a través del sistema Find Me – Follow Me, que permite la recepción de llamadas desde y en cualquier locación.
●    Mensaje de IVR que se usa para dar la bienvenida a los usuarios en el que a través de la configuración de la plataforma se personaliza el mensaje.
●    Panel administrativo que genera estadísticas detalladas de llamadas entrantes y salientes: fecha, hora, lugar, si es fijo o celular, etc.
●    Opciones de conferencia, llamada en espera e identificador.

Para Fabio Szuldiner, Gerente de ventas de la compañía en Colombia, la capacidad de adaptación del sistema y su flexibilidad ayuda a ahorrar gastos en mantenimiento técnicos y operacionales; “Hoy en día, solo se requiere una computadora y un enlace a Internet para llevar a cabo la operación en las compañías. Los avances tecnológicos implican también una necesidad para las empresas que se preocupan por mejorar sus estándares de calidad, servicio y producción en un momento en que la tendencia es migrar hacia la nube.”

El desarrollo para el funcionamiento total de la telefonía IP tardó aproximadamente 2 meses. De tal manera, que no fue necesario hacer una inversión en equipos, teléfonos ni servidores o máquinas de Data center, lo que garantizó que, aunque hubiese problemas de corriente o ataques al servidor, el funcionamiento de la herramienta no se vería afectado.

El resultado

Con la implementación del proyecto se logró mejorar en un 70% la operatividad, ya que al facilitar los accesos del equipo interno con la cantidad de extensiones
necesarias habilitadas y haciendo uso de teléfonos actualizados, se aseguran las llamadas directas entre puntos de ventas y áreas administrativas.

Adicional a eso, en temas de costos la disminución es de un 30% comparado con la telefonía convencional, adicional de la practicidad de los pagos que se generan con una sola cuenta de cobro, proporcionando confianza y seguridad no solo en lo relacionado con la productividad, sino en la eficiencia de los recursos de la compañía.

“Para nosotros ha sido positiva la implementación de la telefonía IP. Permite vincular muy satisfactoriamente las áreas administrativas con las tiendas y representa un avance tecnológico”, aseguró John Vergel.

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